Help! Het Amerikaanse belastingformulier

(Deze blogpost is geüpdate met de nieuwste informatie in november 2021.)

Als je ebooks uitgeeft van Smashwords, Amazon en Draft2Digtal dan kom je in aanraking met de Amerikaanse belastingdienst, de IRS. Dit klinkt allemaal veel enger als het is, maar in het kort komt het hier op neer. Als je geen Amerikaans belastingformulier invult, krijg je 30% minder royalty’s uitbetaald.

En uiteraard wil je dat niet, want in de Lage Landen moet je ook nog eens belasting betalen over je royalty’s en dat wil je natuurlijk niet dubbel doen.
Het maakt trouwens niet uit of je via de bovengenoemde distributeurs of webshops alleen ebooks verkoopt in de Lage Landen. Als je volledig uitbetaald wilt worden, ontkom je niet aan het formulier.

In tegenstelling wat wel wordt beweerd hebben inwoners uit Nederland en België GEEN speciale code of nummer meer nodig om het formulier in te vullen. Dus een TIN, ITIN of EIN is NIET nodig. Ook niet als je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel en een BTW-nummer hebt!
Voor het invullen van het formulier kun je altijd simpelweg gebruik maken van je Burger Serice nummer (BSN) als je uit Nederland komt, of je Rijksregisternummer als je uit België komt.

Nederland en België hebben allebei een zogenaamd 0% verdrag met Amerika. Dit betekent dat over onze royalty’s in de US geen belasting hoeft worden ingehouden door de IRS.
Zaak dus om het formulier zo snel mogelijk in te vullen als je boeken uitgeeft via Smashwords, Amazon of Draft2Digital. (Let op: Kobo is een Canadees bedrijf en als je rechtstreeks via hen publiceert, hoef je dus geen formulier in te vullen!)

W-8 BEN formulier

Het digitale formulier dat je moet invullen om voor de 0% regeling in aanmerking te komen is het W-8 BEN formulier.

Op Amazon kun je het vinden door in te loggen op je KDP account en dan helemaal bovenaan ‘Je Account’ aan te klikken. Hier vind je het formulier onder het kopje ‘Belastinginformatie’ en vervolgens ‘Belastinginformatie bekijken/opgeven’.

Op Smashwords vind je het digitale formulier als je inlogt door in de blauwe balk op ‘account’ te klikken, en vervolgens naar beneden te scrollen naar het kopje ‘Payments for Authors, Publishers, Agents, and Affiliates’. Daarna kun je onder ‘Payment Settings’ het formulier digitaal invullen.

Op Draf2Digital vind je het digitale formulier onder je ‘account settings’ en dan onder het kopje ‘Payment Options’. Daarna kun je onder ‘Tax Information’ launch interview aanklikken om het formulier in te vullen.

Op Barnes & Noble is het formulier te vinden onder het ‘vendor account’ dat je krijgt zodra je een algemeen account hebt aangemaakt. Helaas is het formulier via Barnes & Noble gedeeltelijk digitaal en gedeeltelijk ‘nog op papier’.

Het invullen van het formulier

Het digitaal invullen van het formulier is voor alle drie bovengenoemde uitgeefplatformen anders.

AMAZON/KDP

Het formulier op KDP is het makkelijkste in te vullen en ook in het Nederlands.
Vul de eerste drie vragen in zoals hieronder aangegeven.

 

Vul vervolgens je adres en je fiscaal identificatienummer in, zoals hieronder aangegeven. Vul bij de TIN-waarde je BSN of je Rijksregisternummer in.

Daarna wordt automatisch Nederland of België ingevuld. Klik daarna ‘bevestig’.

Daarna kun je het formulier elektronisch ondertekenen door je volledige naam in te vullen. De datum is automatisch ingevuld en gaat op de Amerikaanse manier, dus maand-dag-jaar. Klik vervolgens op ‘Opslaan en voorbeeld bekijken’. Dan krijg je het ingevulde formulier te zien. Controleer of alles goed is ingevuld en klik dan op versturen.

SMASHWORDS

Het digitale formulier op Samshwords is alleen in het Engels. Gelukkig is het niet erg ingewikkeld, maar het is wel verstandig om even goed te kijken waar je wat moet invullen.

Vink de eerste vragen aan zoals op de afbeelding hieronder aangegeven. Let op! Zelfs als je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel vul je ‘Individual or Sole Propietor’ in.

Onder W8-BEN (zie hieronder) vul je bij de vragen bij Line 1 je volledige naam in. Bij Line 3 eerst de straatnaam en huisnummer. Dan vervolgens de plaatsnaam. Daarna de provincie. Dan de postcode. Het is niet toegestaan om een postbusnummer te gebruiken.
Dan zet je onderaan het blauwe vinkje en daarna je geboortedatum (maand-dag-jaar).

Verder naar onderen kun je Line 5 overslaan. Bij Line 6 vul je je BSN of Rijksregisternummer in. Zie afbeelding hieronder.
Bij Line 9 zoek je Netherlands of Belgium op. Line 10 wordt dan automatisch ingevuld. In het vakje ‘Explain the reasons…’ vul je in ‘Benificial owner is a resident of the Netherlands/Belgium’. Het kan zijn dat dit ook automatisch wordt ingevuld.

Bij Part III komt de ondertekening. Vink alle vakjes aan.

Als laatste onder ‘Payment Information’ click je Paypal aan en vul je je Paypal emailadres in. Als je geen Paypal hebt, dan moet je dit eerst opzetten, want Smashwords betaald uit via Paypal.

Daaronder moeten de drie blauwe vinkjes aangevinkt zijn. Vervolgens vul je je volledige naam in voor de elektronische ondertekening. Bij ‘capacity in which acting’ vul je in ‘Self’. Daarna ‘Accept & Save’ aanklikken en je bent klaar.

DRAFT2DIGITAL

Draft2Digital maakt het ons het moeilijks. Hun formulier is digitaal, maar omvat veel meer vragen dan die van KDP en Smashwords. Toch is ook dit te doen als je de onderstaande stappen volgt.

Onder het tabje ‘Profile’ vink je weer ‘Individual’ aan. Dan vink je na de rode zin ‘Yes’ aan. Daaronder je voornaam, achternaam en geboortedatum. Klik ‘Continue’ om verder te gaan.

De volgende pagina is voor je adres. Ook hier, net als bij Smashwords is een postbus nummer niet toegestaan.
Als je ‘Continue’ aanklikt kan het zijn dat je een error bericht krijgt. In dat geval vink je aan ‘I received an error message’ en klik dan nog eens op ‘Continue’.

Je komt op een pagina waar je toestemming moet geven voor het elektronisch ondertekenen. Klikt hier twee keer ‘yes’. Als je hier geen toestemming geeft voor elektronisch ondertekenen, dan moet je later het formulier uitprinten, handmatig ondertekenen en het formulier aangetekend versturen naar Draft2Digital. Een hoop extra gedoe. Dus zorg dat je hier toestemming geeft voor het elektronisch ondertekenen.
Klik ‘Continue’.

Op de volgende pagina klik je aan ‘No’. Klik ‘Continue’.

Op de pagina ‘beneficial owner’ vul je in ‘Individual’. Klik ‘Continue’.

Nu komt de ‘US persons test’. Hier klik je aan de laatste optie ‘None of the above apply’. Klik ‘Continue’.

Op de pagina ‘Treaty Benefits’ zoek je Nederland of België op. Klik ‘Continue’.

De volgende pagina is voor het BSN of Rijksregisternummer. Eerst klik je ‘Yes’ bij ‘Do you have a TIN?’. Dan onder de streep de BSN of Rijksregisternummer. Vervolgens vink je aan dat het nummer correct is. In dit gedeelte van het formulier verschijnt het juiste land automatisch in de zinnen. Dit zal Nederland of België zijn. Klik ‘Continue’.

We zijn er bijna, nog drie velden…
De volgende pagina hoef je niets te doen. Hier wordt de 0% automatisch vermeld. Klik ‘Continue’.

De volgende pagina gaat over ‘Effectively Connected Income’. Hier klik je aan ‘No’. Klik ‘Continue’.

Dan komt de elektronische ondertekening. Vink alle vragen aan. Vul dan je volledige naam in en het emailadres dat bij je D2D account hoort. Bij ‘Capacity in which acting’ vul je in ‘Self’. De Datum hoeft niet te worden ingevuld.
Klik dan ‘Submit W8-BEN’ en het wordt verstuurt. Daarna ben je klaar.

BARNES & NOBLE

Als je in het Nederlands schrijft dan zul je niet zo snel ook rechtstreeks je ebook uitgeven via het zelfuitgeefplatform van Barnes & Noble. Schrijf je in het Engels dan kan het lonen dat wel te doen, zoals ik heb beschreven in deze blogpost: Ebooks publiceren op Barnes & Noble.

Zoals aangegeven is het formulier op de site van Barnes & Noble gedeeltelijk digitaal in te vullen en gedeeltelijk op papier. Toch is het gelukkig niet heel ingewikkeld, meer even een gedoe.

Maak een account  aan bij Barnes & Noble en ga dan naar je ‘Vendor account’.

Bovenaan je vendor account kun je als je dat wilt de gegevens van je uitgeversnaam invullen. Zorg dat je de veranderingen opslaat.

Verder naar beneden vul je je ‘citizen information’ in. Klik ‘No’ aan bij de vraag of je een US-citizen bent.
Klik vervolgens ‘indiviual’ aan ook als je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel! Vul verder je naam en adresgegevens in.

Vervolgens vul je bij TIN voor Nederland je BSN nummer in en voor België je Rijksregister nummer. Het vakje ‘VAT Registration Number’ laat je leeg.
“Taxpayer Type’ is ‘Indivudual’.

 

Tot zover het digitale gedeelte. Je moet nu via de site van de IRS het W8-BEN formulier als PDF downloaden. Dit kan via deze link: https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-w-8-ben

Je kun via deze link ook een formulier met instructies downloaden, maar ik geef hieronder ook aan hoe je het in kunt vullen.

Je hebt nu twee mogelijkheden. Je kunt de PDF van de W8-BEN formulier uitprinten, op papier invullen, het vervolgens scannen en opsturen naar Barnes & Noble via de email, maar je kunt de PDF ook via de computer invullen. Dit laatste vereist een digitale handtekening. Ikzelf heb de PDF via de computer ingevuld op de digitale handtekening en ondertekendatum na. Ik heb vervolgens de ingevulde PDF apart opgeslagen, uitgeprint, met de hand ondertekend en gedateerd, gescand en als PDF opgestuurd.

Ik heb op het formulier de vakjes van Part I als volgt ingevuld:

  1. Mijn volledige naam
  2. Netherlands of Belgium (let op dat je hier geen afkorting gebruikt!)
  3. Straatnaam en postcode, daaronder plaats en bij ‘county’ Netherlands of Belgium (wederom geen afkortingen!)
  4. Overslaan
  5. Overslaan
  6. 6a Voor Nederlanders het BSN nummer, voor Belgen het Rijksregisternummer (6b overslaan)
  7. Vul hier het Vendor nummer in dat je kun vinden helemaal bovenaan in je vendor account van Barnes & Noble
  8. Je geboortedatum. Let op eerste de maand, dan de dag en dan het jaartal!

Vul Part II van het formulier in zoals hieronder aangegeven. Belgen vullen hier uiteraard ‘Belgium’ in in plaats van Netherlands.
Part III is voor ondertekening. Vergeet niet het kleine vakje aan te vinken en onderteken dan bij het rode pijltje digitaal, of met de hand. Vul hieronder je volledige naam in. De datum van ondertekening is ook weer maand, dag en dan jaartal.

 

Het ingevulde formulier kan op twee manieren naar Barnes & Noble worden gestuurd. Het handigste is het opnieuw te scannen en als PDF via de email op te sturen naar het volgende emailadres: VMTax@bn.com.
Je kunt het ook letterlijk als brief opsturen in een envelop. Dit zou ik dan wel aangetekend doen! Het adres is dan:
Barnes & Noble Press
Attn: Vendor Maintenance
1400 Old Country Road C-Level
Westbury, NY11590
Verenigde Staten

Vul vervolgens in je vendor account je Banking Information in. Het Swift nummer kun je vinden via de website van je bank.

Klik vervolgens helemaal onderaan op ” Submit for Verification’.  Je Vendor account zal dan binnen een week of twee worden geverifieerd. Daarna kun je aan de slag en worden er geen belastingen meer ingehouden van je royalty’s.

***

Het is gebruikelijk dat je dit formulier elke drie jaar opnieuw in moet vullen. Meestal krijg je via KDP, Smashwords, Draft2Digital  of Barne & Noble dan een melding dat het weer zover is.

Het invullen van het W-8 BEN formulier kost je een half uur van je tijd. Toch is het zaak om dit zo snel mogelijk te doen, zodat je alle royalty’s ontvangt waar je recht op hebt.

Verder lezen:

  • Hoe krijg ik eigenlijk mijn ebooks op Bol.com? Gelukkig kan dat heel gemakkelijk via de website van Kobo Writing Life! Lees er alles over via: Help! Hoe krijg ik mijn ebooks op Bol.com?
  • Het uitgeven van ebooks kan op verschillende manieren. Er zijn echter een drietal gemakkelijke, gratis manieren waar je bovendien goede royalty’s aan overhoudt. Ga voor meer informatie naar: Drie goedkoopste manieren ebook uitgeven!

 

 

About Maria Staal 215 Articles
Maria is geboren en getogen in Groningen, maar heeft ook veel van de wereld gezien. Ze schrijft detective verhalen onder een pseudoniem, helpt schrijvers hun eigen boeken uit te geven door middel van haar blog, boeken en cursussen, en heeft samen met haar schrijfcoach een succesvolle methode bedacht voor het plotten van verhalen. Houd van ruimtevaart, fietsen en katten.

10 Comments

  1. Allereerst super bedankt voor deze informatie! Kan het zijn dat het formulier inmiddels is veranderd? Ik heb nu by foreign TIn number mijn BSN ingevoerd, is dat goed?

    • Hoi Mariska, ik ben blij dat je wat aan de informatie hebt. :)
      Voor zover ik weet is er niks veranderd, maar het is al wel weer een tijdje geleden dat ik het zelf heb ingevuld. Maar het klopt inderdaad dat je bij Foreign TIN je BSN moet invullen. Succes! Als je nog vragen hebt dan hoor ik het graag.
      Maria

    • Graag gedaan, Angelique. :) De info is hier en daar wat verouderd zag ik, dus ik zal het binnenkort updaten.

  2. Dit was echt super handig, dank je wel voor de info! Langzaam maar zeker naar de begeerde e-book uitgave :)

    • Hoi Norani, fijn dat je het behulpzaam vond! :) Succes met het uitgeven van je ebook!

  3. Hi Maria,

    Ik wil stationery gaan uitgeven via KDP en ik heb erg veel aan je site, dankjewel voor de goede informatie. Waar ik niet uitkom en ik hoop dat je me hiermee kunt helpen, is BTW. Ik begrijp dat ik x bedrag kan verdienen via Amazon, en dat ik bij uitbetaling een percentage van x apart moet zetten als inkomstenbelasting. Dit geef ik dan elk kwartaal door aan de belastingdienst onder mijn eenmanszaak die ik ga inschrijven bij de kvk (ik hoop dat ik het tot nu toe nog goed heb). Maar nu de BTW: telt Amazon die automatisch op bij mijn vraagprijs? Of moet ik die ook zelf apart houden? Want dan blijft er niet zo heel veel over van die royalties lijkt me…Ik kom er met googlen nog niet uit, maar mocht je goede inzichten hebben of waardevolle resources kunnen aanraden, zou ik dat zeer op prijs stellen.

    • Hey Nathalie, bedankt voor je lieve woorden over mijn site. Fijn dat je wat hebt aan de info die erop staat.

      Zo te lezen haal je wat betreft BTW en inkomstenbelasting twee dingen een beetje door elkaar. ;)
      Het geld dat je verdient aan royalty’s via Amazon is een bruto bedrag. Hiervan kun je een gedeelte opzij zetten voor de inkomstenbelasting. Ikzelf zet van de verschillende royalty’s die ik krijg 40% opzij op een spaarrekening, zodat ik 1x per jaar, mocht ik moeten bijbetaling na de aangifte van de inkomstenbelasting, geld heb om dat te kunnen doen. Maar dat is helemaal aan jou. Veel mensen zetten geen geld opzij en dat is prima. Zelf vind ik het prettig om wat geld ‘achter de hand’ te hebben, so to speak.

      BTW is een ander verhaal. Als je een eenmanszaak gaat inschrijven bij de KvK, dan krijg je de mogelijkheid om BTW-plichtig te zijn of niet. De voor- en nadelen daarvan kun je beter met de KvK of Belastingdienst overleggen, want zoveel verstand heb ik er ook niet van. ;)
      Ik heb er jaren geleden voor gekozen om BTW-plichtig te zijn en daarom doe ik eens per kwartaal BTW-aangifte. Dit staat dus los van de aangifte inkomstenbelasting.

      De BTW zit bij de verkoopprijs op Amazon in. Voor zover ik weet hoef je daar verder niets mee te doen (dat wil zeggen, ik doe er niks mee ;) )
      Als je iemand zelf een factuur stuurt, dan zul je wel (als je BTW-plichtig bent, tenminste) de BTW moeten vermelden op de factuur.
      Anyway, ook de Belastingdienst zal je hier meer over kunnen vertellen.

      Ik hoop dat ik je zo een beetje heb geholpen. Veel succes! :)

  4. Hi Maria,

    Wow je kunt je niet voorstellen hoe blij ik met dit artikel ben. Dankjewel. Ik wil ook beginnen om digital stationary te verkopen. Je artikel heeft me veel duidelijk gemaakt, maar net als Nathalie heb ik nog wat vragen mbt de BTW en het TIN nummer. Wellicht kun je mij helpen.

    Ik heb een KvK nummer en wil deze liever gebruiken dan mijn BSN. Als ik die bij het TIN nummer invul, krijg ik dezelfde optie “claim van belastingvoordeel” waar NL ingevuld is. Wat is de reden dat je in je artikel aangeeft dat je het BSN nummer moet gebruiken?

    M.b.t. BTW, ik ben ook BTW-plichtig met mijn eenmanszaak. Ik zie dat jij niets met de BTW doet die Amazon in de verkoopprijs zet, maar hoe wordt de BTW aangemerkt bij Amazon of jouw “factuur”/ “maand-inzicht” (staat er 0% BTW)?
    En als laatste, was ik benieuwd of je een kwartaal overzicht krijgt bij Amazon zodat je je BTW aangifte kunt doen?

    Alvast hartelijk dank!

    • Hoi Susanne, Ik ben blij dat wat aan dit artikel hebt gehad. :) Heel fijn om dat te horen. <3

      Je kunt inderdaad op het formulier wel je KvK-nummer invullen. Het formulier op KDP herkent het verschil namelijk niet. TIN betekent echter Tax Identification Number en dat is in Nederland het BSN. Eerder werd het BSN sofi-nummer genoemd, sociaal-fiscaal nummer en ieder individu in Nederland gebruikt het BSN voor de belangstingen.
      Het invullen van het KvK-nummer zal wellicht niet direct gevolgen hebben, maar ik heb op het Tax-formulier van Barnes & Noble ontdekt, dat ze wel degelijk vragen om het 9-cijferige BSN en niet he 8-cijferige KvK-nummer.
      Sowieso vul je op het formulier 'individual' in, ook al heb je een KvK-nummer en dan hoort daar het BSN bij. Je kunt het formulier ook invullen als bedrijf, maar als eenmanszaak wordt je in de US gezien als individu.

      Wat betreft de BTW. Dat heeft dus niets met het formulier te maken. Ik schreef inderdaad dat ik niets doe met de BTW die Amazon rekent. Beter gezegd, ik geef mijn accountant geen uitgesplitst overzicht van de maandelijkse royalty's die ik van Amazon (of andere buitenlandse webshops) krijg. Ze kan op mijn bankafschrift zien dat er royalty's zijn binnengekomen en dat zal ze wel ergens noteren, denk ik. Ik doe zelf de BTW-aangifte niet, dus ik weet niet hoe dat werkt. Maar ze heeft nog nooit gevraagd naar een uitgesplitst overzicht, dus ik denk dat ze de buitenlandse inkomsten apart ergens kan vermelden. Ik weet dat bij de inkomstenbelasting dit wel zo gebeurd.
      Als je een accountant hebt zou je hen eens kunnen vragen hoe dit zit. En je kunt natuurlijk ook altijd bellen met de Belastingdienst. Ik ben (gelukkig) geen expert in dat soort zaken. ;)

      Het antwoord op je laatste vraag is ja. De betalingen van de royalty's op Amazon gaat per maand, maar dan wel 60 dagen na de maand waar het over gaat. Oftewel, de royalty's die je begin juli ontvangt, zijn van verkopen uit de maand mei. Dit is een normale gang van zaken.
      Je kunt al wel begin juli een uitdraai van de maand juni downloaden, maar de betalingen van juni komen pas in augustus. Op die uitdraai staat geloof ik het tax bedrag apart genoemd. Om heel eerlijk te zijn kijk ik daar zelden naar. ;) Ik kan je aanraden eerst even met je accountant of de belastingdienst te overleggen of je zo'n uitdraai inderdaad nodig hebt. Als dat niet het geval is, dan scheelt je dat tijd. :)

      Ik hoop dat dit je vragen beantwoord. Zo niet dan hoor ik het graag.
      In elk geval succes met het uitgeven van de stationary!

Leave a Reply to Maria Staal Cancel reply

Your email address will not be published.


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.